Un planning de formation est un outil essentiel pour organiser efficacement toutes les actions de formation au sein d’une entreprise ou d’un centre de formation. Il permet aux formateurs et aux responsables de formation de coordonner les sessions, de gérer les stagiaires, de suivre les compétences acquises, et d’optimiser la gestion des ressources humaines.
Dans un contexte de formation professionnelle continue, bien structurer un plan de formation est indispensable pour respecter les obligations légales, suivre les budgets formation et garantir la professionnalisation des collaborateurs. Que vous proposiez des formations en présentiel, des sessions distancielles ou des programmes blended-learning, un planning clair et opérationnel facilite le suivi des employés, la gestion des salles et matériels, et l’allocation des ressources humaines.
Cet article vous présente les types de planning, explique pourquoi utiliser un modèle prêt à l’emploi, et vous propose des outils et méthodes pour créer un planning de formation efficace et intuitif.
Qu’est-ce qu’un planning de formation ?
Le planning de formation est un document ou un outil de gestion qui planifie toutes les sessions de formation d’un organisme ou d’une entreprise. Il peut être annuel, mensuel, hebdomadaire, ou organisé par modules de formation.
Ses principaux objectifs sont :
- Coordination des formateurs : gérer la disponibilité des formateurs internes ou prestataires.
- Suivi des participants : enregistrer les stagiaires, leurs absences, et leurs certifications ou VAE.
- Optimisation des ressources : planifier les salles, le matériel pédagogique et les outils numériques.
- Développement des compétences : s’assurer que chaque collaborateur bénéficie de formations continues, intra-entreprise ou qualifiantes.
Un bon planning facilite la gestion du temps de travail, le respect des échéances, et permet aux managers et responsables RH de piloter les parcours de formation tout en garantissant l’efficacité opérationnelle et la professionnalisation des équipes.
Pourquoi utiliser un modèle de planning de formation ?
L’usage d’un modèle de planning offre plusieurs avantages dans la formation professionnelle :
- Gain de temps : les modèles pré-remplis permettent de visualiser les sessions de formation, les formateurs et les stagiaires rapidement.
- Organisation simplifiée : visualisation des plannings hebdomadaires ou mensuels, des créneaux, et des objectifs pédagogiques.
- Réduction des erreurs : évite les conflits d’emploi du temps, les doubles réservations et les absences non planifiées.
- Suivi des compétences : suivi des acquis de l’expérience, des bilans de compétences, et des certifications obtenues.
- Personnalisation : adaptation aux besoins de l’entreprise, au plan de développement et aux objectifs opérationnels.
Grâce à ces modèles, les managers et les responsables de formation peuvent piloter efficacement le plan de formation, suivre les budgets, et assurer un développement des compétences optimal pour chaque apprenant ou collaborateur.
Top 5 des modèles et outils pour planning de formation
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PlanningPME
Propose des modèles Excel et un logiciel de gestion des formations pour gérer les sessions, formateurs, salles, et budgets formation.
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Smartsheet
Offre des modèles modulables gratuits pour Excel et Google Sheets.
Idéal pour les plannings hebdomadaires ou mensuels, le suivi des apprenants et la gestion des objectifs pédagogiques.
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ClickUp
Plateforme complète de planification structurée, intégrant le diagramme de Gantt, le suivi des modules de formation, et le plan de charge des formateurs.
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Zola
Guide pratique avec des modèles et outils adaptés aux organismes de formation et aux entreprises pour planifier des formations internes ou intra-entreprise.
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Empowill / Hellowork
Matrices Excel permettant le suivi du budget formation, des heures de formation, et des compétences acquises.
Ces outils permettent de piloter toutes les formations, qu’elles soient initiales, continues, diplômantes ou qualifiantes, tout en optimisant la gestion administrative, le prévisionnel, et la planification des ressources humaines.
Comment créer votre planning de formation étape par étape ?
- Définir les objectifs de formation : identifier les besoins en compétences, le plan de développement, et les objectifs pédagogiques.
- Identifier formateurs et participants : affecter les formateurs internes ou prestataires, et noter les stagiaires, leurs absences, et les dispensations.
- Déterminer la durée et les horaires : planifier selon le temps de travail, le présentiel, le distanciel, ou le blended-learning.
- Réserver les salles et outils numériques : vérifier la disponibilité des salles, des plateformes e-learning, et du matériel pédagogique.
- Suivre et ajuster : mettre à jour le planning selon les changements, les nouveaux besoins de formation, ou les demandes CPF.
Un logiciel de planification ou un ERP facilite la visualisation, le pointage des heures, et l’optimisation du planning du personnel, garantissant un suivi opérationnel et efficace.
Conseils pour optimiser votre planning de formation
- Prioriser les formations selon l’urgence ou le besoin métier.
- Utiliser des outils digitaux collaboratifs tels que Visual Planning ou Ms-Project pour un suivi en temps réel.
- Prévoir des périodes de révision, d’évaluation ou de validation des acquis.
- Adapter le planning aux contraintes des participants, au programme de formation, et aux budgets formation.
- Piloter le développement des compétences avec des tableaux de bord, des plans de charge, et des diagrammes de Gantt pour une gestion optimisée des ressources humaines.
Conclusion
Un planning de formation bien structuré permet de gagner du temps, d’optimiser les ressources humaines, et de garantir la professionnalisation des collaborateurs. En combinant modèles prêts à l’emploi, logiciels de gestion et outils collaboratifs, vous pouvez créer un planning opérationnel, intuitif et efficace. Téléchargez un modèle pratique dès maintenant et commencez à piloter vos sessions de formation avec simplicité et précision.
