Dans l’univers SAP, les Generic Object Services (GOS) représentent un pilier fondamental pour la gestion et la manipulation des objets métier. Ces services s’avèrent indispensables pour les utilisateurs souhaitant centraliser la documentation, faciliter la collaboration et automatiser certaines tâches, tout en minimisant la charge de développement pour les équipes IT.
Qu’est-ce que les Generic Object Services ?
Le GOS se définit comme un ensemble de fonctions standardisées disponibles dans la plupart des applications SAP. Ces services permettent de modifier ou enrichir un objet métier, qu’il s’agisse d’une facture logistique, d’une commande ou d’un document BO (Business Object). Concrètement, le GOS permet d’envoyer des objets par email, d’ajouter des notes, de rattacher des fichiers ou même de déclencher des workflows.
L’icône représentant le GOS se situe généralement en haut à gauche de l’écran SAP et constitue le point d’accès principal à toutes ses fonctionnalités. Il est important de noter que certains objets doivent être en modification et non en création pour que le GOS soit actif, comme c’est le cas pour les factures logistiques (MIRO).
Fonctionnalités principales du GOS
La richesse des Generic Object Services réside dans leur transversalité et leur uniformité :
- Saisie de notes personnelles ou générales liées à un objet
- Création et gestion de pièces jointes (Word, Excel, PDF…)
- Lancement et suivi des workflows associés à un objet
- Création de relations entre objets métier et documents archivés
- Abonnement à un objet pour être informé de ses modifications
- Ajout d’objets à la liste des favoris pour un accès rapide
- Visualisation de l’ensemble des objets métier liés, dans le système actuel ou un autre système SAP
Cette uniformité garantit que les utilisateurs finaux peuvent maîtriser les fonctionnalités rapidement, tandis que les développeurs bénéficient d’une intégration minimale, car les services GOS ne nécessitent que l’existence de l’objet concerné.
Sauvegarde et rattachement des fichiers via GOS
L’un des usages les plus fréquents du GOS demeure le rattachement de documents externes aux objets SAP. Cette fonctionnalité repose sur la technologie KPRO (Knowledge Provider), qui stocke les fichiers dans la table SOFFCONT1, associée au Content Repository SOFFDB. Si ce standard n’est pas utilisé, les documents sont alors conservés dans la table SOC3.
Pour associer un fichier à un objet :
- Cliquer sur l’icône GOS.
- Sélectionner « Créer pièce jointe ».
- Choisir le fichier à rattacher via l’interface de recherche.
Le document devient immédiatement accessible à tous les utilisateurs SAP autorisés, à condition de posséder le logiciel nécessaire pour l’ouvrir.
Administration et personnalisation
Les services GOS demeurent administrables via la transaction SGOS, qui permet notamment de gérer :
- L’activation ou la désactivation de fonctionnalités pour certains objets
- La gestion des droits d’accès en fonction des rôles utilisateurs
Exemple : si l’option « Créer pièce jointe » est désactivée pour un objet spécifique, la fonction apparaît dans le GOS mais demeure inactive.
Avantages et limites
Le Generic Object Service s’avère particulièrement pratique pour :
- Lier des fichiers rapidement, avec un faible impact sur la mise en place
- Offrir une souplesse d’utilisation pour les utilisateurs
- Centraliser la documentation sous forme de métadonnées
Toutefois, certaines limites sont à considérer :
- La table de stockage des fichiers (SOFFCONT1 ou SOC3) doit être surveillée régulièrement
- Les fonctionnalités peuvent dépendre des autorisations et des configurations spécifiques
Conclusion
Le Generic Object Service représente un outil stratégique dans SAP pour la gestion documentaire et la collaboration autour des objets métier. Il combine accessibilité, uniformité et flexibilité, tout en restant compatible avec la plupart des modules SAP. En adoptant le GOS, les entreprises peuvent centraliser les documents, optimiser les workflows et offrir une expérience utilisateur harmonisée, tout en réduisant la charge de développement.
Dans un prochain article, nous aborderons la solution DMS (Document Management System), qui constitue l’autre méthode SAP pour gérer les pièces jointes de manière plus structurée et orientée processus.
