Le lettrage comptable est une étape essentielle dans la gestion comptable d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, PME ou d’une grande entreprise. Il permet d’assurer la cohérence des écritures comptables, d’améliorer le suivi des créances et de faciliter la clôture de l’exercice comptable. Que vous soyez expert-comptable, chef d’entreprise ou assistant comptable, comprendre et maîtriser cette opération est crucial pour garantir une comptabilité rigoureuse et conforme aux normes.
Qu’est-ce que le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable, c’est tout simplement le fait de faire correspondre les factures avec les paiements dans les comptes dits de tiers (clients et fournisseurs, en classe 4 du plan comptable). L’objectif ? Vérifier que chaque facture a bien été réglée.
Concrètement, quand une entreprise comptabilise une facture et qu’elle reçoit le paiement, le lettrage permet d’associer les deux écritures comptables. Pour cela, on attribue un repère commun (souvent une lettre comme « A », « B », ou « C ») à ces lignes dans le grand livre. Une fois ce rapprochement fait, les écritures sont dites lettrées. Celles qui ne le sont pas restent en attente, et donc visibles comme des soldes non réglés.
Pourquoi le lettrage comptable est-il essentiel ?
Faire le lettrage, ce n’est pas juste pour faire joli dans un tableau de bord. C’est indispensable pour tenir une comptabilité claire et à jour :
- Ça permet de vérifier rapidement si les factures clients ou fournisseurs ont bien été réglées.
- On repère facilement les encaissements manquants, les retards de paiement ou les anomalies.
- Cela facilite la préparation de la clôture annuelle ou de tout exercice comptable, en justifiant chaque solde de compte.
- On gagne du temps lors des relances clients ou des échanges avec le cabinet d’expertise comptable.
- C’est aussi très utile pour les audits, la déclaration de TVA ou le dépôt de la liasse fiscale.
Fonctionnement du lettrage comptable
Le lettrage s’effectue par imputation des débits et crédits sur un même compte auxiliaire. Lorsqu’un client règle une facture, l’écriture du règlement (crédit en banque) est rapprochée de celle de la facture (débit dans le compte client).
Cas particuliers :
- Règlement partiel : une facture peut être partiellement lettrée.
- Paiements multiples : plusieurs règlements pour une seule facture, ou inversement.
Les logiciels de comptabilité modernes permettent de visualiser ces opérations directement dans les journaux comptables (achats, banque, ventes) et d’attribuer des lettres automatiquement pour suivre les correspondances.
Méthodes de lettrage comptable
Le lettrage manuel
Le lettrage manuel est encore courant dans certaines petites entreprises ou lorsque l’entreprise tient sa comptabilité sur Excel. Il consiste à faire le rapprochement à la main, ligne par ligne, dans le logiciel comptable ou le grand livre.
Avantages :
- Plus de contrôle, idéal pour les cas particuliers.
- Bonne méthode pédagogique pour apprendre à comprendre les comptes.
Inconvénients :
- Très chronophage.
- Risque d’erreur plus élevé (oubli, mauvais appairage, doublon…).
Le lettrage automatique
Ici, tout repose sur votre logiciel de gestion comptable (type EBP, Sage, Quickbooks, etc.). Le système associe automatiquement les écritures selon des critères comme :
- Le montant TTC
- La date de facturation ou de règlement
- La référence de la pièce comptable
Attention aux pièges :
- Factures avec des montants identiques
- Mauvaise saisie d’un libellé
- Références croisées erronées
Le lettrage automatique est un vrai gain de temps, à condition de bien paramétrer votre progiciel.
Quand réaliser le lettrage comptable ?
Deux approches possibles :
- Lettrage continu : au fil de l’eau, au moment des encaissements et paiements
- Lettrage périodique : tous les mois, à la fin de l’exercice ou avant une liasse fiscale
Le choix dépend de votre organisation, de vos outils et de la taille de l’entreprise. Une petite entreprise pourra le faire mensuellement, alors qu’un cabinet comptable ou un chef d’entreprise avec un ERP automatisé le fera en temps réel.
Exemple de lettrage d’un compte fournisseur
Cas pratique :
- Le 10 mars, l’entreprise « ABC » achète des marchandises à son fournisseur pour 3 000 € TTC.
- La facture est comptabilisée dans le journal d’achats (compte fournisseur 401 – débit).
- Le 20 mars, l’entreprise règle la facture par virement bancaire (journal de banque – crédit).
- Le comptable lettrer les deux écritures dans le compte fournisseur via le logiciel de gestion.
Résultat : Le solde du compte est à 0 €, ce qui prouve que la dette est réglée. C’est propre, clair, conforme à la comptabilité générale et prêt à figurer dans les comptes annuels.
Avantages d’un lettrage bien réalisé
- Comptes plus lisibles et organisés.
- Gain de temps pour les experts-comptables et les assistants comptables.
- Suivi plus réactif des impayés ou des litiges.
- Meilleure gestion des créances et dettes.
- Clé pour un bon état de rapprochement bancaire.
Bonnes pratiques pour réussir son lettrage
- Utiliser un logiciel de gestion comptable fiable (ou un ERP pour les grandes entreprises).
- Lettrer régulièrement pour éviter l’accumulation.
- Former les équipes à bien saisir les écritures et à repérer les anomalies.
- Vérifier les pièces justificatives (factures d’achat, relevés bancaires, etc.).
- Mettre en place des tableaux de bord pour suivre les soldes des comptes de tiers.
FAQ rapide sur le lettrage comptable
C’est quoi un compte non lettré ?
C’est un compte où certaines écritures n’ont pas encore été rapprochées (factures en attente de paiement, par exemple).
Peut-on corriger un lettrage ?
Oui, la plupart des logiciels permettent de délettrer une opération en cas d’erreur et de recommencer.
Que faire en cas de règlement partiel ?
Lettrer uniquement la partie réglée, et laisser le reste en non-lettré jusqu’à encaissement total.
Existe-t-il des logiciels gratuits ?
Oui, il existe des outils gratuits ou freemium adaptés aux auto-entrepreneurs et petites structures (ex : Facture.net, Trelux, ou certains modules d’EBP).
