Gérer efficacement les notes de frais, c’est un vrai défi pour beaucoup d’entreprises, grandes ou petites. Entre les justificatifs à classer, les validations à obtenir, et l’export comptable à préparer, ça peut vite devenir un casse-tête. C’est là que le logiciel gestion de note de frais entre en jeu : il simplifie tout ce processus, que vous soyez indépendant, TPE ou PME.
Qu’il soit gratuit ou payant, un bon logiciel de gestion des notes de frais permet de gagner du temps, de limiter les erreurs, et même de mieux contrôler les dépenses. Dans cet article, on vous aide à y voir clair pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de note de frais ?
Un logiciel de gestion de note de frais, c’est un outil qui permet de gérer, suivre et contrôler toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. En gros, fini le papier, les tableaux Excel interminables et les oublis !
Les fonctionnalités clés sont souvent les mêmes : saisie facile des frais, scan ou photo des justificatifs, validation automatique ou manuelle, et export des données pour la compta. De plus en plus, ces logiciels proposent aussi une application mobile et une version en ligne, pour que vos notes de frais vous suivent partout.
Logiciel gestion note de frais gratuit : quelles options existent ?
Vous pensez qu’un logiciel de gestion des notes de frais gratuit ne peut pas être complet ? Détrompez-vous ! Par exemple, N2F propose une version gratuite qui reste très pratique pour les indépendants et petites équipes. Jenji offre aussi une version gratuite pour un utilisateur, idéale pour démarrer.
Ces logiciels gratuits sont parfaits pour tester et se familiariser avec la gestion des notes de frais sans engager de frais. Bien sûr, ils ont leurs limites : nombre d’utilisateurs restreint, fonctionnalités avancées absentes, ou support client limité. Mais comme point de départ, c’est souvent une bonne idée.
Focus sur les logiciels populaires et leurs spécificités
N2F note de frais est très plébiscité grâce à son OCR performant, ses options d’indemnités kilométriques et son archivage sécurisé. La version gratuite permet une bonne prise en main, avec un tarif qui démarre à 4,35 € par mois pour les versions plus complètes, parfait pour les indépendants et TPE.
Cleemy note de frais, édité par Lucca, cible surtout les PME et ETI. Ce logiciel se distingue par son intégration fluide avec la gestion RH et la comptabilité, ainsi qu’un workflow de validation simple à configurer. Son tarif débute autour de 5,70 € par utilisateur.
Jenji note de frais mise sur l’intelligence artificielle pour automatiser la saisie et la reconnaissance des justificatifs. L’export comptable est soigné, et la version gratuite pour un utilisateur facilite la découverte. Le tarif commence à 6,6 € par mois.
Il existe aussi d’autres solutions recommandées comme Pleo, Tiime, ou encore Factorial, chacune avec ses spécificités, que ce soit pour l’automatisation, la gestion en cloud, ou la mobilité.
Application frais professionnels gratuit : top des apps mobiles
Pour gérer les frais professionnels directement depuis un smartphone, plusieurs applications mobiles gratuites ou freemium sont très pratiques. Elles permettent aux indépendants, télétravailleurs et petites entreprises de saisir rapidement leurs notes de frais, scanner les justificatifs et suivre leurs remboursements.
Ces apps sont simples à utiliser et très utiles en mobilité, même si parfois leurs fonctionnalités restent basiques par rapport aux logiciels complets. Cela dit, elles sont idéales pour commencer une gestion des notes de frais légère et efficace.
Comparatif des meilleurs logiciels de gestion de note de frais en 2025
| Logiciel | Gratuité | Fonctionnalités clés | Tarif de base | Profil conseillé |
| N2F | Oui (version limitée) | OCR, indemnités, archivage, multi-support | À partir de 4,35 €/mois | Indépendants, TPE |
| Cleemy | Non | Validation RH, intégration comptable | Dès 5,70 €/utilisateur | PME, ETI |
| Jenji | Oui (1 utilisateur) | IA, archivage probant, export comptable | Dès 6,6 €/mois | PME, indépendants |
| Autres apps | Oui / freemium | Capture mobile, notes simples | Gratuit ou abonnement | Petites structures |
Comment choisir le meilleur logiciel de note de frais pour votre entreprise ?
Pour bien choisir votre logiciel de gestion des notes de frais, commencez par évaluer vos besoins réels : nombre d’utilisateurs, volume et fréquence des notes, complexité des règles internes… Profitez des versions gratuites ou des essais pour tester avant de vous engager.
Pensez aussi à l’intégration avec vos outils existants, notamment la comptabilité et la paie, pour éviter les doubles saisies. Le support client et les mises à jour régulières sont aussi des critères importants, tout comme la sécurité des données et la conformité légale.
Mise en place et bonnes pratiques
Installer un logiciel de gestion des notes de frais, c’est aussi l’occasion de mettre en place une politique claire sur les frais professionnels. Sensibilisez vos collaborateurs à l’usage du logiciel ou de l’application, formez-les et insistez sur le suivi régulier des notes pour éviter les abus.
Exploitez les données collectées pour mieux comprendre vos dépenses et optimiser vos budgets. Un bon logiciel gestion note de frais ne sert pas qu’à stocker des justificatifs, il devient un véritable outil de pilotage.
