La transformation numérique a bouleversé la manière dont les entreprises gèrent leurs documents administratifs. Exit les classeurs poussiéreux, les piles de bulletins de paie en papier et les archives physiques : place à la dématérialisation des documents et à la gestion électronique de documents (GED).
Dans ce contexte, MyArkevia s’impose comme un coffre-fort électronique de référence, permettant d’archiver, conserver et sécuriser les documents électroniques en toute conformité avec la législation française et européenne.
Qu’est-ce que MyArkevia ?
MyArkevia est une solution SaaS (Software as a Service) qui agit comme un coffre-fort numérique personnel et professionnel.
Il s’agit d’un espace de stockage électronique sécurisé dans lequel les employeurs déposent des documents RH dématérialisés : bulletins de paie électroniques, attestations, contrats de travail, certificats de formation, ou encore documents administratifs divers.
Chaque salarié dispose d’un compte personnel qui lui permet de consulter, télécharger, classer et archiver ses documents numériques en toute autonomie. Ces documents sont horodatés, signés électroniquement et conservent leur valeur probante au regard du Code du travail et du cadre juridique du RGPD.
En d’autres termes, MyArkevia n’est pas seulement une plateforme de dépôt : c’est une solution d’archivage électronique complète, conçue pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des fichiers numériques.
Une solution pensée pour la dématérialisation RH
Avec MyArkevia, la dématérialisation des documents RH devient simple, rapide et conforme.
Le service permet à l’employeur de déposer chaque bulletin de paie électronique directement dans le coffre-fort virtuel de l’employé.
De son côté, le salarié peut accéder à ses documents électroniques à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté.
Cette gestion électronique des documents réduit considérablement les coûts liés à l’impression, à la distribution et à l’archivage papier.
Elle participe aussi à la transition écologique et à la transformation numérique des entreprises en limitant la consommation de papier et en optimisant la gestion de l’information.
Fonctionnalités principales de MyArkevia
1. Archivage électronique à valeur probante
MyArkevia s’appuie sur des normes NF Z42-013 et NF 461, ainsi que sur les recommandations de l’AFNOR et de l’ANSSI, pour garantir la valeur juridique des documents archivés.
Chaque fichier déposé est horodaté, signé électroniquement, et stocké dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme.
L’objectif : garantir l’intégrité des documents et leur conservation dans le temps, sans risque d’altération ni de perte.
2. Interface intuitive et gestion documentaire avancée
L’espace utilisateur MyArkevia est pensé comme un véritable logiciel de GED :
- création de répertoires,
- classement et indexation,
- ajout de métadonnées (noms, dates, catégories),
- recherche multicritères,
- partage sécurisé de documents.
Cette approche permet d’organiser les documents de manière probante, tout en respectant le cycle de vie du document : création, validation, archivage, restitution ou suppression.
3. Stockage sécurisé et haute disponibilité
Les documents électroniques sont stockés sur des serveurs sécurisés en France, chez un tiers de confiance certifié.
Le cryptage des données, les protocoles SSL/TLS, et l’authentification forte assurent un niveau de sécurité maximal.
Chaque document est conservé dans un coffre-fort électronique individuel, isolé et protégé contre toute intrusion ou sinistre.
Les données sont répliquées et sauvegardées automatiquement afin de garantir leur pérennité sur plusieurs décennies.
4. Accès collaboratif et partage maîtrisé
MyArkevia intègre des fonctions de partage de documents électroniques : un utilisateur peut, par exemple, partager un répertoire avec son comptable, un organisme administratif ou un nouvel employeur.
Les droits d’accès sont entièrement configurables : lecture seule, modification, téléchargement.
Cela favorise le travail collaboratif, tout en conservant la traçabilité et la valeur probatoire des documents échangés.
L’archivage numérique au service de la conformité et de la sécurité
Une conformité RGPD exemplaire
En tant que prestataire de service d’archivage électronique, MyArkevia s’engage à respecter les exigences du RGPD et de la CNIL.
Les données et documents stockés ne sont jamais transmis à des tiers sans consentement explicite.
Chaque utilisateur peut exercer ses droits d’accès, de rectification et de suppression, conformément à la législation en vigueur.
Une conservation de longue durée
Les documents déposés sont archivés pour une durée légale de 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans pour les salariés.
Cette durée de conservation garantit que les documents à valeur juridique (fiches de paie, contrats, relevés) restent disponibles pendant toute la carrière et bien après.
Une intégrité garantie
Grâce à l’horodatage, à la signature électronique et au chiffrement, chaque document conserve son intégrité numérique.
Cela signifie qu’un document numérisé sur MyArkevia ne peut être modifié sans que la plateforme en détecte la trace.
Cette traçabilité est indispensable pour préserver la valeur légale et la preuve d’authenticité des fichiers archivés.
MyArkevia dans le cycle de vie des documents
L’un des grands atouts de MyArkevia réside dans sa capacité à accompagner tout le cycle de vie des documents électroniques :
- Création / Numérisation : les documents papier sont numérisés, convertis au format électronique et intégrés dans le coffre-fort.
- Indexation / Classement : chaque document reçoit des métadonnées pour faciliter sa recherche et son traitement.
- Diffusion / Consultation : les utilisateurs peuvent accéder électroniquement aux fichiers depuis leur espace personnel.
- Archivage / Conservation : les documents sont conservés dans le SAE pour la durée légale requise.
- Restitution / Réversibilité : en fin de cycle, les utilisateurs peuvent exporter ou transférer leurs archives électroniques vers un autre système de gestion.
Cette approche complète fait de MyArkevia une solution de gestion électronique de documents alignée avec les standards ECM (Enterprise Content Management) et les bonnes pratiques de records management.
Pourquoi choisir MyArkevia plutôt qu’une autre solution ?
Une alternative crédible aux géants du cloud
Contrairement à des plateformes grand public comme Google Drive ou Dropbox, MyArkevia est une solution de gestion documentaire certifiée.
Elle offre une valeur juridique et une sécurisation renforcée que les solutions de stockage classiques ne garantissent pas.
C’est une véritable solution d’archivage électronique probatoire, conçue pour répondre aux exigences des administrations et des entreprises.
Un outil adapté à tous les profils
- Salariés : centraliser et conserver leurs bulletins de paie électroniques, contrats et justificatifs personnels.
- Entreprises : automatiser la distribution, la signature électronique et l’archivage des documents RH.
- Freelances et TPE : stocker des factures électroniques, relevés bancaires ou pièces justificatives dans un coffre-fort numérique.
- Administrations : garantir la conservation sécurisée et la valeur probatoire des documents officiels.
Une approche complète de la dématérialisation
MyArkevia ne se limite pas à archiver : la solution permet d’automatiser le traitement des documents, d’intégrer des workflows, et d’assurer une gestion centralisée des flux documentaires.
C’est une véritable solution GED adaptée aux besoins de la gestion administrative moderne.
Bonnes pratiques pour une utilisation optimale de MyArkevia
- Numériser vos documents papier dès leur réception pour conserver des copies électroniques exploitables.
- Classer et indexer vos fichiers à l’aide de métadonnées (date, type, catégorie).
- Activer les notifications électroniques pour suivre les nouveaux dépôts.
- Sauvegarder et exporter régulièrement vos documents archivés pour garantir leur réversibilité.
- Mettre à jour vos mots de passe et vos informations d’authentification pour maintenir un haut niveau de sécurité.
- Vérifier la lisibilité et le format d’archivage des documents (PDF/A, XML, etc.) pour une conservation durable.
Une solution d’avenir pour la gestion des données RH
L’archivage électronique est devenu un pilier de la transformation numérique des entreprises.
Avec des exigences accrues en matière de valeur probante, de confidentialité et de traçabilité, les solutions de dématérialisation comme MyArkevia s’imposent comme des partenaires essentiels du records management moderne.
En offrant une interface simple, une conservation en toute sécurité, et une intégrité documentaire irréprochable, MyArkevia contribue à professionnaliser la gestion des documents RH et à renforcer la confiance dans les échanges électroniques entre employeurs et salariés.
