Dans un contexte où la gestion des formations professionnelles devient de plus en plus dématérialisée, Kairos Pôle Emploi se positionne comme un outil essentiel pour simplifier les démarches administratives liées au parcours des demandeurs d’emploi. Ce dispositif numérique permet de fluidifier l’échange d’informations entre Pôle Emploi, les organismes de formation et les demandeurs d’emploi, tout en offrant un suivi personnalisé des formations financées.
En facilitant ces échanges, Kairos permet à chaque acteur de suivre l’avancement des parcours professionnels, depuis l’inscription à la formation jusqu’à l’obtention de certifications professionnelles. Ce guide vous offre un aperçu complet des fonctionnalités de Kairos, pour mieux comprendre son rôle dans la gestion des formations professionnelles.
Qu’est-ce que Kairos Pôle Emploi ?
Kairos est une plateforme numérique développée par Pôle Emploi pour gérer de manière dématérialisée les parcours de formation des demandeurs d’emploi. L’objectif principal est de faciliter la transmission d’informations entre les différents acteurs : Pôle Emploi, les organismes de formation et les demandeurs eux-mêmes.
En tant qu’outil de dématérialisation, Kairos simplifie la gestion des formations en permettant une transmission sécurisée des données et un suivi en temps réel. Cette plateforme joue également un rôle clé pour les conseillers Pôle Emploi, qui peuvent ainsi accéder à des informations à jour sur les parcours de formation des demandeurs d’emploi.
Derrière son nom, Kairos renvoie à une notion plus profonde en grec ancien, représentant le « moment opportun » ou le « moment choisi » par Dieu dans un contexte chrétien, symbolisant ainsi la possibilité de saisir l’occasion idéale pour se former et évoluer dans sa carrière.
Les avantages de Kairos Pôle Emploi
Pour les demandeurs d’emploi :
- Suivi personnalisé de leur parcours de formation : Grâce à Kairos, chaque demandeur d’emploi bénéficie d’un suivi individualisé de sa formation professionnelle, ce qui lui permet de suivre l’évolution de ses actions de formation et de vérifier si ses formations sont financées ou éligibles au CPF.
- Transparence et accès direct aux informations : Les demandeurs ont un accès direct aux informations concernant leur parcours de formation, y compris la possibilité de consulter les heures de DIF et de CPF disponibles.
Pour les organismes de formation :
- Simplification des démarches administratives : Les organismes de formation peuvent saisir des informations concernant l’entrée en formation d’un demandeur, la validation des acquis, ou encore les attestations de fin de formation, directement via la plateforme.
- Transmission sécurisée des données : Les informations concernant les stagiaires et les formations éligibles sont transmises de manière sécurisée, permettant ainsi un suivi sans risque de perte de données.
Pour les conseillers de France Travail :
- Accès facilité aux informations actualisées : Les conseillers Pôle Emploi peuvent ainsi suivre les parcours de formation des demandeurs et aider à l’orientation des individus vers des actions de formation adaptées à leurs projets professionnels.
Les démarches pour les organismes de formation
Inscription sur la plateforme :
- Procédure d’inscription : Les organismes de formation doivent s’inscrire auprès de Pôle Emploi pour pouvoir accéder à Kairos. Cela inclut la soumission de preuves de certification et de conformité pour être référencé dans le catalogue qualité de Pôle Emploi. Un organisme doit démontrer qu’il respecte les critères exigés pour être éligible à l’inscription.
- Référencement des formations : Une fois l’organisme inscrit, il peut enregistrer ses formations et les mettre à disposition des demandeurs d’emploi. Pour chaque nouveau stagiaire, il n’est pas nécessaire de refaire une demande ; les informations sont automatiquement mises à jour.
Comment faire une demande d’adhésion à Kairos ?
Étapes détaillées pour créer un compte :
- Créez votre compte sur la plateforme.
- Activez-le via l’email reçu et soumettez votre demande d’adhésion.
- Fournissez toutes les informations nécessaires à la validation de votre profil.
- Une fois votre demande validée par Pôle Emploi, vous recevrez un mot de passe provisoire pour accéder à la plateforme.
Validation et suivi : Une fois l’adhésion confirmée, l’organisme de formation peut commencer à utiliser Kairos pour ses démarches administratives liées aux demandeurs d’emploi inscrits.
Obligations de Pôle Emploi et des organismes de formation
Obligations de Pôle Emploi :
- Fournir le mode d’emploi : Pôle Emploi s’assure de fournir un guide complet et de maintenir l’accès à la plateforme.
- Suivi des incidents : Si un problème survient, Pôle Emploi gère les dysfonctionnements et assure un suivi des incidents pour garantir la fluidité des échanges.
Obligations des organismes de formation :
- Signalement des incidents : Les organismes de formation doivent signaler tout problème affectant la bonne gestion des formations et fournir des informations sur les conséquences de ces incidents.
Mode d’emploi de la plateforme Kairos
Utilisation du portail après l’inscription : Une fois inscrit, l’utilisateur se connecte à la plateforme avec ses codes d’accès. De là, il peut naviguer à travers les différentes sections de la plateforme, que ce soit pour gérer les entrées en formation, ou pour mettre à jour les informations relatives aux stagiaires.
Contact avec les conseillers : Un espace dédié permet également de contacter les conseillers de France Travail pour toute question relative au suivi de la formation.
Utilisation du CPF avec Pôle Emploi
Le compte personnel de formation (CPF) est un outil essentiel pour le financement des formations professionnelles. Chaque demandeur d’emploi peut utiliser son CPF pour financer tout ou partie de ses actions de formation. Il peut ainsi alimenter son compte avec des heures issues du DIF, et obtenir des financements pour des formations certifiantes ou qualifiantes.
Alimentation du CPF : Les heures de DIF sont transférées sur le CPF lors de l’activation du compte, et chaque demandeur bénéficie d’un certain nombre d’heures annuelles pour financer sa formation continue.
