L’Académie de Montpellier a mis à la disposition des enseignants et des agents administratifs une plateforme. Cet outil numérique représente un espace dédié à la gestion des communications entre les différents acteurs éducatifs. Découvrez dans cet article l’essentiel à savoir sur cette messagerie professionnelle académique. Lisez.
Comprendre le webmail Montpellier
Le webmail Montpellier est une messagerie professionnelle conçue pour les agents administratifs et le personnel enseignant de l’université de Montpellier. Ainsi donc, professeurs, conseillers pédagogiques et autres acteurs éducatifs rattachés à l’académie de Montpellier bénéficient des avantages de cet outil. Précisons que l’Académie de Montpellier appartient à la région académique d’Occitanie et englobe tous les établissements scolaires de Montpellier. L’académie accueille donc plus de 620 000 étudiants, élèves et apprentis issus de 2500 établissements. L’institution éducative possède également sous sa tutelle plus de 47 000 membres du personnel.
Fonctionnalités avancées du webmail Montpellier
Le webmail ac-montpellier possède plusieurs fonctionnalités avancées en dehors de celles d’envoi et de réception d’e-mails..
Gestion de l’agenda partagé
Le Webmail ac-montpellier dispose d’un agenda conçu afin d’aider les utilisateurs à mieux planifier leurs différentes activités professionnelles. Cette fonctionnalité inclut plusieurs options comme :
- La planification des réunions : ce paramètre permet à l’enseignant ou au membre de l’administration de l’académie de créer des événements. Celui-ci a aussi la possibilité de vérifier la disponibilité des autres utilisateurs de la plateforme. Il peut également les inviter à participer aux réunions.
- L’option des rappels automatiques : À ce niveau, on parvient à configurer les notifications d’alertes pour les rendez-vous importants. La plateforme vous alerte à l’approche d’une échéance importante.
Organisation personnalisée des emails
Cette fonctionnalité comporte les options suivantes :
- Création de dossiers : les utilisateurs peuvent ranger leurs emails en fonction des thématiques ou des sujets qu’ils abordent.
- Filtres et règles automatiques : l’option facilite la catégorisation des courriels. On peut donc programmer le déplacement d’un email dans un dossier spécifique. Il est aussi possible de se servir d’étiquettes pour catégoriser les messages en fonction des mots-clés qu’ils contiennent.
- Recherche avancée : les utilisateurs accèdent rapidement à des courriels spécifiques grâce à cette option qui repose sur un moteur de recherche intégré. Vous pouvez donc rechercher un email selon sa date, son expéditeur ou encore son mot-clé.
- Archivage automatisé : cette fonction offre à l’utilisateur une expérience agréable. Ce dernier se sert de cette option pour déplacer automatiquement les anciens courriels vers les dossiers d’archivage préalablement créés.
Partage sécurisé de documents et collaboration
Les différents acteurs éducatifs qui utilisent le webmail ac-montpellier peuvent aussi se partager des fichiers depuis leur interface. Voici les options de cette fonctionnalité :
- Pièces jointes volumineuses : ce paramètre favorise le téléchargement des fichiers de grande taille. Il est rattaché directement au cloud académique.
- Partage de liens : un paramètre adressé aux utilisateurs qui préfèrent partager des documents via des liens afin de ne pas saturer leurs boîtes mail.
- Suivi des modifications : à ce niveau, les enseignants et membres administratifs de l’Académie peuvent suivre les modifications opérées sur des fichiers partagés dans les plateformes collaboratives.
Les fonctionnalités anti-spam et de sécurité renforcée
Cette configuration possède deux options :
- Filtrage des spams : ce paramètre redirige les mails classés indésirables ou jugés comme suspects, vers un dossier spécifique.
- Authentification à deux facteurs : l’activation de ce paramètre renforce la sécurité de la plateforme. En cas d’activation de cette option, l’utilisateur passera un contrôle de sécurité supplémentaire après sa connexion à son compte.
Intégration avec d’autres outils académiques
Il s’agit d’une fonctionnalité qui séduit beaucoup plus les utilisateurs. Le webmail ac-montpellier intègre d’autres outils utiles pour le personnel académique.
- Espace Numérique de Travail (ENT) : cette option vous donne l’accès direct aux informations de votre établissement depuis votre messagerie.
- Portail collaboratif académique : ici, on peut consulter les documents officiels émanant de l’administration de l’Académie. Les enseignants peuvent aussi rejoindre des projets communautaires et interagir avec d’autres membres de la communauté.
- Interopérabilité : l’option assure la synchronisation des emails et des agendas avec des logiciels de gestion académique comme Microsoft office. On y retrouve aussi des outils tiers comme Google Workspace et ProtonMail.
La fonctionnalité de personnalisation
Elle comprend 3 réglages à savoir :
- Le réglage des thèmes visuels : changez l’interface selon vos goûts et vos besoins de navigation.
- Les signatures professionnelles : l’utilisateur peut créer une signature personnalisée qu’il appose sur chacun de ses courriels envoyés.
- Notifications personnelles : ce paramètre permet de définir des sonneries d’alertes pour certains messages reçus ou rappels d’événements.
Comment créer son compte webmail ac-montpellier ?
Avant de tester les fonctionnalités évoqués ci-dessus, l’utilisateur doit créer un compte. La création de compte exige certaines informations. Tout d’abord, vous devez indiquer votre identifiant composé de votre adresse mail académique. Ces différentes informations sont fournies par l’administration de l’Académie. L’utilisateur obtient aussi des autorités administratives, un mot de passe provisoire qui représente généralement son NUMEN.
Comment se connecter au webmail ac-montpellier ?
L’accès au compte webmail s’effectue sur le site ac-montpellier.fr. Arrivé à l’interface d’accueil du site sur votre smartphone, tablette ou ordinateur, cliquez sur « Accès direct ». Ensuite sélectionnez « personnel de l’académie Montpellier-Accolad/intranet » puis « Accès rapide ». Cliquez sur « messagerie académique ». Une page de connexion s’affichera sur votre écran, renseignez vos identifiants.
Problèmes de connexion courants sur le webmail Montpellier
Les utilisateurs rencontrent certains problèmes de connexion dès leur accès à la messagerie. Il convient donc de vérifier si les identifiants sont bien inscrits. Vérifiez également si vous disposez d’une bonne connexion internet. Par ailleurs, les utilisateurs dont la boîte mail atteint la limite de stockage doivent quant aux supprimer les anciens e-mails et vider le dossier « Corbeille ». Le problème sera résolu.
Comment contacter l’académie de Montpellier ?
En cas de persistance des difficultés d’accès à votre compte, contactez le rectorat de Montpellier au 04679100 ou rendez-vous dans les locaux de l’administration. Vous pouvez aussi contacter le DSDEN auquel vous appartenez. Voici la liste des 5 DSDEN rattachés à l’Académie de Montpellier suivis de leur contact :
- DSDEN de l’Aude 0468115757
- DSDEN des Pyrénées orientales 0468662800
- DSDEN du Gard 0466628600
- DSDEN de l’Hérault 0467914700
- DSDEN de la Lozère 0466495100
Bonnes pratiques pour profiter du webmail académique de Montpellier
Pour optimiser l’utilisation de cette plateforme numérique, on vous recommande de gérer l’espace de stockage de votre boîte mail. Veillez à supprimer ou archiver les anciens e-mails afin de dégager de l’espace. Les utilisateurs doivent également utiliser une signature professionnelle dans chacun de leur courriel. L’utilisation des signatures permet à votre interlocuteur de prendre connaissance de vos coordonnées.
